Présentation du logiciel
Scolar Fonds Social permet de suivre les demandes de fonds social et d’assurer les éditions de l’ensemble des courriers et justificatifs.
De plus, le logiciel permet d’éditer un rapport simple de l’utilisation des fonds sociaux.
Fonctionnalités
- Multi-établissements pour les cités scolaires
- Logiciel multi-instances
- Paramétrages des établissements (avec logo), des motifs des demandes, des états des dossiers et des régimes des élèves.
- Gestion des membres des commissions de fonds social et création des commissions de fonds social.
- Gestion des demandes de fonds social intégrant les aides passées déjà accordées pour un tiers.
- Possibilité de dupliquer une fiche déjà existante
- Filtres multiples sur la liste des demandes d’aides
- Calcul du Reste A vivre Journalier dans les demandes
- Suivi des crédits disponibles. Gestion simplifiée Débits/Crédits
- Génération d’un rapport d’utilisation des fonds sociaux
Éditions disponibles
- Édition des états justificatifs pour les demandes de paiement
- Édition accusé de réception d’une demande d’aide
- Édition d’un document d’information anonymisé pour les membres de la commission
- Édition d’un document non-anonymisé pour les personnels de l’équipe de direction
- Édition courrier accord pour la famille
- Édition courrier refus pour la famille
- Édition du nombre de demandes et de l’aide déjà octroyée pour un tiers pour la commission
- Édition des opérations financières passées
- Édition d’un rapport simplifié pour le conseil d’administration.
Paramétrage du logiciel
Avant de pouvoir utiliser le logiciel, il est nécessaire de le paramétrer.
Notez que toutes les fenêtres de paramétrage du logiciel fonctionnent de la même manière. Le déroulé ne sera donc fait que pour le paramétrage des établissements. Pour les autres paramétrages seules les données importantes seront transmises.
Menu principal de l’application
Paramétrage établissements
Dans le menu principal cliquez sur Fichier -> Paramétrages -> Gestion établissements
Une fenêtre s’ouvre avec l’ensemble des établissements enregistrés.
Fonction des boutons :
- Nouveau : Création d’un nouvel établissement
- Modifier : Modification de l’établissement sélectionné dans la liste
- Supprimer : Suppression de l’établissement sélectionné dans la liste
- Fermer : Fermeture de la fenêtre
Pour créer un établissement cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir la fenêtre de création qui suit :
Dans le cadre grisé saisissez les éléments de l’établissement. Le format de saisie vous est donné sous le cadre.
Cliquez sur le bouton Choisir un logo pour enregistrer le logo de l’établissement
Renseignez la fonction du chef d’établissement (Principal, principale, proviseur, proviseure) puis son identité
Renseignez la fonction du secrétaire général (féminisation de la fonction) puis son identité
Cliquez sur le bouton Valider
Répétez l’opération pour créer un nouvel établissement.
Paramétrage des motifs des demandes
Dans le menu principal cliquez sur Fichier -> Paramétrages -> Gestion des motifs des demandes
Les motifs des demandes les plus courants sont les suivants : Alimentaire, hébergement, fournitures, voyage, sortie, médical,habillement.
Vous pouvez toutefois utiliser le motif de votre choix. Par exemple pour un voyage « Espagne 2025 ». Il faut juste avoir en tête que plus vous créerez de motifs, plus les listes déroulantes avec ces motifs seront longues.
Paramétrage des statuts des dossiers
Dans le menu principal cliquez sur Fichier -> Paramétrages -> Gestion des statuts des dossiers
Les statuts des dossiers les plus courants sont les suivantes : Dossier en attente de commission, dossier en attente de pièces, dossier accordé, dossier refusé, dossier rejeté.
Vous pouvez toutefois utiliser les statuts de votre choix. Par exemple « Attente assistante sociale ». Il faut juste avoir en tête que plus vous créerez de statuts, plus les listes déroulantes avec ces statuts seront longues et la gestion de vos demandes complexe.
Paramétrage régimes des élèves
Dans le menu principal cliquez sur Fichier -> Paramétrages -> Gestion des régimes des élèves
Les régimes les plus courants sont les suivants : Externe, interne DP 3, DP 4, DP 5
Paramétrage des types de fonds social disponibles
Dans le menu principal cliquez sur Fichier -> Paramétrages -> Gestion des types de fonds social
Vous indiquez les fonds sociaux dont vous disposez (Fonds social de l’État, fonds social régional, caisse de solidarité…)
Attention : Cette fenêtre est particulière, vous devez saisir directement sur les lignes les types de fonds sociaux et changer de ligne pour les valider (Voir la vidéo sur le paramétrage du logiciel).
Gestion des membres de la commission de fonds social
Après avoir paramétré le logiciel, il est nécessaire de créer les membres de la commission de fonds social. Ces membres devront êtres mis à jour tous les ans. Il s’agira d’en supprimer certains et d’en créer d’autres.
Dans le cadre d’une cité scolaire, vous devez enregistrer tous les membres de toutes les commissions.
Dans le menu principal cliquez sur Fichier -> Membres commission
Une fenêtre s’ouvre avec la liste des membres.
Fonction des boutons :
- Nouveau : Création d’un nouveau membre
- Modifier : Modification du membre sélectionné dans la liste
- Supprimer : Suppression du membre sélectionné dans la liste
- Fermer : Fermeture de la fenêtre
Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau membre. La fenêtre suivante s’ouvre, remplissez les informations demandées :
- Membre : Identité du membre
- Fonction : Proviseur, secrétaire général, parent d’élève, élève …
Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer le membre
Création d’une demande fonds social
Lorsque l’ensemble des paramétrages est réalisé, le logiciel est utilisable.
Nous allons donc commencer par créer notre première demande de fonds social. C’est à dire que le dossier de demande a été reçu par l’établissement mais non encore traité.
Dans le menu principal cliquez sur Demandes -> Créer une demande d’aide
OU
Dans le menu principal cliquez sur Demandes -> Liste des demandes d’aide -> dans la fenêtre qui s’ouvre cliquez sur le bouton Nouveau
La fenêtre suivante s’ouvre :
Explications sur les différentes parties :
- Identification :
- Sélectionnez l’établissement
- Indiquez l’année scolaire : 2024-2025, 2025-2026…
- Indiquez la date de réception de la demande
- Informations élève :
- Indiquez l’identité de l’élève : de préférence NOM et Prénom pour faciliter les recherches
- Indiquez le numéro de Tiers Opale
- Indiquez la classe
- Sélectionnez le régime
- Cochez les cases pour un élève majeur ou un élève boursier
- Informations demandeur
- Indiquez l’identité du demandeur : de préférence NOM et Prénom pour faciliter les recherches
- Indiquez l’adresse
- Indiquez l’email
- Indiquez le téléphone
- Indiquez la situation familiale : Marié, divorcée, Pacsé, célibataire …
- Indiquez la filiation avec l’élève : Père, mère, soeur…
- Informations créance
- Sélectionnez le motif de la demande : Voyage, cantine, internat …
- Indiquez le numéro de la créance
- Indiquez le montant de la créance
- Indiquez le montant de la demande d’aide
- Informations diverses
- Saisissez toute information importante pour la commission : Famille vient de changer de chaudière facture présentée, soeur fait déjà un voyage …
- Calcul du reste à vivre journalier (RAVJ)
- Indiquez le total des ressources du foyer
- Indiquez le total des charges du foyer
- Indiquez le nombre de personnes dans le foyer
- Cliquez sur le bouton Calculer le RAVJ. La formule de calcul est la suivante ((Total ressources-Total charges)/ personnes au foyer )/30 jours. Cette formule permet de calculer le montant en euros dont dispose chaque personne du foyer pour vivre par jour. Vous pouvez lier ce calcul à votre charte des fonds sociaux.
- Statut du dossier de fonds social
- Sélectionnez le statut du dossier
- Éventuellement sélectionnez la commission de fonds social si elle a eu lieu
- Éventuellement le montant accordé par la commission
- Saisissez le fonds social utilisé
- Motif du refus.
- Saisissez le motif de refus par la commission de fonds social. Le motif de refus est obligatoire et doit motiver la décision.
- Cette table permet de voir le nombre de demandes faites par la famille, par année scolaire et le montant des aides déjà accordées. Le filtre s’effectue sur le numéro de tiers Opale.
- Liste des boutons et fonctions :
- Enregistrer : Permet d’enregistrer votre saisie ou vos modifications
- Dupliquer la fiche : Permet de dupliquer la fiche présente en gardant les éléments essentiels pour éviter la ressaisie des informations.
- Fermer : ferme la fenêtre
- Éditions disponibles
- Accuser de réception : Permet l’édition de l’accusé de réception, il pourra être envoyé à la famille par email ou être imprimé.
- Édition commission : permet une édition anonymisée de la demande pour les membres de la commission
- Édition direction : permet une édition non anonymisée pour les membres de l’équipe de direction
- Courrier accord : Permet l’édition du courrier d’accord d’une aide qui pourra être envoyé par email ou imprimée
- Courrier refus : Permet l’édition du courrier de refus d’aide motivé. Le courrier devra être envoyé par courrier
Modification d’une demande fonds social
Lorsque la commission de fonds social est réalisée, vous devez modifier la demande pour changer l’état de son statut, indiquer le montant éventuel de l’aide et indiquer le fonds social utilisé et la date de la commission.
Dans le menu principal cliquez sur Demandes -> Liste des demandes d’aide
La fenêtre suivante s’ouvre :
Pour modifier une demande, sélectionnez la ligne concernée puis cliquez sur le bouton Modifier ou cliquez 2 fois sur la ligne concernée. Vous pouvez alors modifier votre demande et l’enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Utiliser les filtres pour effectuer une recherche
En haut de la fenêtre, vous trouverez plusieurs filtres qui ont les utilités suivantes :
- Choisir un établissement
- Choisir une année scolaire
- Choisir un élève
- Chercher un numéro de tiers Opale
- Choisir un demandeur
- Choisir un objet
- Choisir un statut de dossier
- Choisir un fonds social
Les filtres sont cumulatifs, le tri effectué dans la liste des demandes correspond à tous les filtres que vous avez utilisés.
Le bouton Supprimer les filtres permet de réinitialiser la table et supprimer tous les filtres
Créer une commission de fonds social
Lorsque vous avez reçu des demandes, arrive le moment de réaliser une commission de fonds social.
Dans le menu principal cliquez sur Commission -> Créer une commission
OU
Dans le menu principal cliquez sur Commission -> Liste des commissions puis cliquez sur le bouton Nouveau
La fenêtre suivante apparait :
- Sélectionner un établissement
- Indiquez la date de la commission de fonds social
- Dans la fenêtre de droite avec les noms des membres, vous allez sélectionner les membres de la commission qui sont présents. Pour cela, cliquez sur les personnels en maintenant la touche Ctrl du clavier enfoncée pour effectuer une sélection multiple. Relachez la touche Ctrl du clavier puis faites un cliquer/Glisser avec votre souris vers le cadre grisé de gauche Membres présents.
- Cliquez sur le bouton Valider
Vous obtiendrez le résultat suivant :
Modifier une commission de fonds social
Pour modifier une commission de fonds social
Dans le menu principal cliquez sur Commission -> Liste des commissions
Sélectionnez la commission à modifier puis cliquez sur le bouton Modifier
OU
Double clic sur la commission à modifier
Réalisez vos modifications et enregistrez
Supprimer une commission de fonds social
Dans le menu principal cliquez sur Commission -> Liste des commissions
Sélectionnez la commission à supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer
Éditer l’état justificatif pour la demande de paiement
Lorsque vous avez créé la commission de fonds social, que vous avez indiqué la commission pour chaque demande d’aide, vous pouvez éditer votre état justificatif pour la demande de paiement à l’agent comptable.
Dans le menu principal cliquez sur Commission -> Édition état justificatif pour paiement
La fenêtre suivante s’ouvre :
En haut de la fenêtre, sélectionnez la commission désirée. La table se trie automatiquement.
Cliquez sur le bouton Imprimer
L’état justificatif pour la demande de paiement s’affiche à l’écran. Le bandeau vert en bas de la fenêtre signifie que vous pouvez saisir des informations sur le PDF. Dans la fenêtre ci-dessus, le texte en rouge est situé dans le cadre qui permet l’écriture.
Suivi financier des crédits disponibles
Un système simple (Débit / Crédit) existe si vous souhaitez suivre les crédits disponibles sur l’application et les imprimer pour les commissions de fonds social.
Dans le menu principal cliquez sur -> Suivi financier
La fenêtre suivante s’ouvre
La création d’une nouvelle écriture se fait via le bouton Nouveau
La modification d’une opération se fait via le bouton Modifier après avoir sélectionné une opération dans la liste.
La suppression d’une opération se fait via le bouton Supprimer après avoir sélectionné une opération dans la liste.
Imprimer un état financier
Pour imprimer un état financier, vous devez cliquer sur le bouton Imprimer
Lorsque vous décidez d’imprimer un état financier, les solutions suivantes s’offrent à vous :
-Imprimer toutes les opérations, dans ce cas vous ne sélectionnez ni établissement ni type de fonds social
-Imprimer toutes les opérations d’un établissement quelque soit le type de fonds social, dans ce cas sélectionnez un établissement
-Imprimer toutes les opérations d’un type de fonds social quel que soit l’établissement, dans ce cas sélectionnez un type de fonds social
-Imprimer un type de fonds social pour un établissement spécifique, dans ce cas sélectionnez un établissement et un type de fonds social
L’image ci-dessous monte un état financier
Édition du rapport
Un court rapport sur le fonds social est disponible dans le logiciel. Ce rapport comprend les pages suivantes :
-Page de garde : Le PDF reprend les éléments de l’établissement
-Données répartition : Indique la ventilation des crédits utilisés par catégories (Voyage, restauration, médical …)
-Données sur les aides : Indique les chiffres sur les aides (Nombre de demandes, montant total des demandes, montant total accordé …)
-Données sur les boursiers : Indiques les chiffres sur les aides accordées aux élèves boursiers
Imprimer un rapport
Dans le menu principal cliquez sur Édition du rapport
La fenêtre suivante s’ouvre
Choisissez un établissement puis une année scolaire
Cliquez sur les boutons pour imprimer les pages que vous désirez.
Exemple de page du rapport
Le tableau de bord
La page d’accueil du logiciel contient des éléments d’information.
Le tableau de bord contient les éléments sur l’utilisation des fonds sociaux.
Deux sélecteurs permettent de choisir un établissement et une année scolaire. Ceci est utile si vous avez une cité scolaire.
Les carrés colorés donnent les informations suivantes :
- Solde crédits disponibles : Il s’agit du solde de la totalités des fonds sociaux quelque soit l’origine.
- Nombre de demandes reçues : Il s’agit du nombre total de demandes enregistrées dans le logiciel
- Nombre de demandes traitées : Il s’agit du nombre total des demandes qui ont fait l’objet d’une décision en commission
- Nombre de dossiers aidés : Il s’agit du nombre total des demandes ayant reçu un avis positif de la commission et qui ont bénéficié d’une prise en charge
- Montant total des demandes : Il s’agit du montant total des demandes d’aide part les familles
- Montant total de l’aide accordée : Il s’agit du montant total des aides accordées par la commission de fonds social
Le tableau sous les indicateurs permet de connaitre par établissement et par année scolaire la répartition par catégorie des aides accordées.